Гендиректор компании OSG Records Management (ОСГ) в России Залина Канаметова рассказывает о особенностях технологий аутсорсингового интеллектуального хранения бумажных и электронных документов, и об особенностях взаимодействия аутсорсинговых архивных компаний с Федеральным архивным агентством (Росархивом).
- Как возникла идея вашего проекта i-Архив и сколько времени он уже функционирует? Расскажите об особенностях этой системы?
- Идея проекта возникла еще 15 лет назад, и создание i-Архива стало первым шагом в общей концепции наших инновационных архивов. В то время сдерживающим фактором в массовом применении i-Архива было то, что клиенты неохотно рассматривали и пользовались новыми технологиями, а передача документов на аутсорсинг хранения документов являлась кардинально новой технологией хранения документов. В 2010 году наша команда R&D представила на российский и европейский рынки завершенную концепцию 3-х архивов: i-Архив, e-Архив и IT-Архив. i-Архив – это управление и хранение бумажной документации. Документы передаются на временное или постоянное хранение, с возможностью конфиденциального уничтожения. e-Архив – это управление и хранение электронной документации. А IT-Архив – это защита данных. Чтобы каждый килобайт информации гарантированно сохранился, осуществляется кодировка и передача данных в режиме реального времени на специальный сервер ОСГ.
Мы понимаем, что нашим клиентам необходима возможность работать с документами и информацией в любом месте на любом устройстве; принимать решения быстро и эффективно; предоставлять документы своим клиентам, поставщикам, проверяющим органам в короткие сроки и в спокойном режиме работы. Кроме того, наши клиенты получают информацию о статусе нашего взаимодействия, потому что мы знаем, что при аутсорсинге услуг это важно для удовлетворённости клиента. Много пишут о том, что минус аутсорсинга – это отсутствие возможности контроля. i-Архив дает возможность осуществлять контролирующие функции при необходимости.
- Какие аналогичные решения вы считаете прямыми конкурентами? Насколько способствует развитию таких решений нынешний бум облачных технологий?
Существуют и другие решения для электронного архива. Если говорить о России, то функциональность е-Архива схожа с функциональностью, например, таких программ, как «Документум».
Важные различия — в системе и структуре хранения, шифрования и безопасности с учетом локальных требований. Наши клиенты спокойны за свои данные, используя концепцию 3-х Архивов, а также защищённое хранение физических носителей. Бизнесу использовать 3 архива дешевле, чем по отдельности покупать дорогостоящие программы и нести дополнительные расходы за IТ-поддержку.
Недавно мы поделились с коллегами на ежегодной конференции Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) нашими решениями, в докладе «С бумагой в облака» рассказали о преимуществах работы с облачными технологиями. Время электронных документов и работы с ними настало – признанное мнение современных бизнесменов и архивистов. Работать с электронными документами, скан-копиями документов можно в режиме 24⁄7. Внедрить систему просто, это не требует покупки дополнительного оборудования и экономит время и деньги.
- Трудно ли было заинтересовать такого заказчика, как Росархив? Какова вообще специфика сотрудничества с государственной структурой, проектного взаимодействия с ней?
- Да, трудно. Государственные архивы предъявляют жесткие требования к выполнению услуг по управлению и хранению документов. Необходимо соответствовать таким критериям, как опыт оказания аналогичных услуг. Обязательно представление материально-технических возможностей компании, кадровых возможностей. Деловая репутация компании должна быть безупречна. Органы власти требуют совокупности наилучших решений, технологий, качества и цены. Ведь ценность любого государственного документа нельзя измерить. В каждом файле — история страны, народа.
- Каким образом минимизируются риски потери или утечки данных? И как решается вопрос обеспечения информационной безопасности в целом?
- К вопросу безопасности мы подходим комплексно. Максимальный уровень безопасности должен быть обеспечен на каждой стадии всех бизнес-процессов, таких как архивное хранение документов и электронных данных, сканирование документов, конфиденциальное уничтожение, резервное копирование данных. Хранилища и офисы ОСГ снабжены охранной сигнализацией, видеонаблюдением, пожарной сигнализацией, интегрированной с централизованной системой контроля и управлением доступом. Минимизация рисков нарушения информационной безопасности в ОСГ обеспечивается за счет четко прописанных информационных потоков (всех бизнес-процессов). Сбор, обработка, передача и любое другое действие с информацией выполняется по строго определенной схеме. Все информационные потоки и информационные системы разделены на определенные зоны, за каждую из которых отвечает ответственный сотрудник.
Критической уязвимостью в компаниях обычно является не технический фактор, а внутренний нарушитель-инсайдер. Поэтому человеческий ресурс не остается без внимания: сотрудники ОСГ проходят регулярное обучение по безопасности.
- Что, на ваш взгляд, препятствует развитию в России полноценного электронного документооборота? Необходимо ли принципиально что-то менять в части законодательного регулирования?
- В принципе, развитию в России полноценного электронного документооборота ничего не препятствует. Я думаю, что тенденция к изменениям в части законодательного регулирования уже идет, но предстоит еще сделать много инвестиций и разработать нормативно-правовую базу. Основными документами остаются бумажные документы. Приведу пример. Все авиакомпании перешли на систему электронных билетов. Теперь не нужно предоставлять бумажную копию, достаточно назвать номер и ФИО покупателя. Однако люди боятся, что этого будет недостаточно, и все равно распечатывают билеты. С бумажными документами человек чувствует себя более защищенным. К тому же огромную роль играет привычка людей. Процесс работы с бумагой знаком и понятен каждому. В перспективе документы будут переводиться из бумажных в электронные, однако бумага остается одним из самых надежных носителей информации.
