Системы электронного документооборота: разработка, внедрение, эффективность

Электронный документооборот – это не просто создание документов на компьютере с использованием соответствующих приложений и хранение их на жестком диске. Централизованная система электронного документооборота охватывает все системы и процессы организации и позволяет решить множество задач:

• сократить сроки согласования проектов документов;
  
• уменьшить количество бумажных документов;
  
• унифицировать документооборот;
  
• упорядочить и ускорить движение документов.
  

Что умеет такая система?

Переход на электронный документооборот позволяет не только создавать новые документы, но и, если потребуется, оцифровать уже имеющуюся бумажную документацию. Для этого используются соответствующие аппаратные и программные средства, с помощью которых документы сканируются, тексты распознаются, переводятся в цифровой формат и отправляются в архив на жестком диске.

Также система позволяет создавать единые механизмы, с помощью которых создаются документы, искать необходимую информацию в архиве и представлять ее в требуемом формате.

Внедрение системы электронного документооборота дает возможность классифицировать и структурировать документы, благодаря чему в любой момент можно найти то, что сейчас необходимо, обратиться к нужному шаблону и т. д.

Еще одна важная возможность – отслеживание статуса обработки и выполнения поручений.

Таким образом, подключение к электронному документообороту помогает значительно уменьшить количество бумажных документов, ускорить и упорядочить любую работу с документацией. При этом используются технологии контроля и резервирования, дающие возможность обеспечить сохранность и доступ ко всем документам, а также, если понадобится, установить различные уровни доступа.

Что для этого требуется?

Система электронного документооборота представляет собой сложный аппаратно-программный комплекс, конкретный состав которого определяется потребностями организации, в которой он будет использоваться.

Центральным элементом аппаратно-программного комплекса является сервер. Также в его состав могут входить средства хранения, оцифровки информации (сканеры) и т. д. Для обеспечения работоспособности систему применяется специализированное программное обеспечение, которое, если в этом есть необходимость, может интегрироваться с уже используемыми бизнес-приложениями.

В системе электронного документооборота могут выделяться отдельные подсистемы, отвечающие за определенный участок работ: хранение, оцифровку информации, создание текущей отчетности и т. д.

iBusiness