Почта для бизнеса. Какой сервис выбрать?

Что делать, если размер и статус бизнеса уже не позволяют сотрудникам пользоваться при работе личными ящиками электронной почты, а доверять организацию корпоративной переписки умельцам на стороне дорого и боязно? Очевидно, нужно выбирать готовое решение, созданное специалистами крупных технологических компаний. Риски — минимальные, все необходимое, как правило, есть. Да и все сотрудники могут завести почту на домене фирмы, а не на безликих почтовых сервисах.

Хотя на рынке существует множество решений для организации корпоративной почты, большинство русскоязычных компаний использует одно из четырех решений: предложения от «Яндекса», Google и Microsoft существуют давно, с июля 2013 г. к ним присоединился почтовый сервис для бизнеса от Mail.ru. В чем преимущества и недостатки каждого набора услуг?

Microsoft Outlook Web App.

Стоимость — бесплатно, но за полный пакет инструментов для работы с документами Office 365 придется заплатить 9799 рублей в год.

Самый простой способ использования почтовой службы Microsoft — делать это через браузер. В феврале этого года корпорация запустила портал Outlook.сom. По сути, это был ребрендинг двух сервисов: традиционного решения для Windows — Outlook — и одной из старейших среди популярных почтовых систем — Hotmail. Сервис теперь включает в себя встроенные бесплатные веб-приложения Word, Excel и PowerPoint, а также облачное хранилище SkyDrive, на котором можно хранить на сегодняшний день до 7 Гб информации. Регистрация бесплатна, пользование — тоже. Ограничения — только по части браузеров. Microsoft гарантирует стабильную и адекватную работу сервиса только через Internet Explorer, Chrome, Firefox и Safari. Если пользователь предпочитает Opera или какой-то совсем маргинальный продукт, то ему придется смириться с тем, что Microsoft его игнорирует.

Функций тоже только самый минимум. Outlook можно назвать архаичнымТеперь о впечатлениях от работы. Интерфейс сервиса аскетичен, в нем нет ни одного «лишнего» элемента. Строгость, четко разделенный на три зоны интерфейс (меню, папка «Вхоящие», текст открытого письма). По всему видно, что целевая аудитория сервиса — офисные клерки и менеджеры: люди более творческие и программисты вряд ли оценят. С другой стороны, благодаря такой лаконичности Outlook.com работает быстро и без запинки.

сервисом: ни акцента на динамичности и продуктивности, как у Gmail, ни виджетов, ни каких-то «умных» настроек. Зато в сервис как будто встроена частичка Word: возможности по настройкам шрифтов и форматированию текста здесь почти безграничны. Можно настроить сервис, чтобы каждое сообщение всех сотрудников было выполнено в едином корпоративном стиле.

Явный минус — не всегда корректная работа спам-фильтров. Outlook в борьбе с нежелательными сообщениями проявляет чрезмерную активность, закидывая в «спам» порой и ценные сообщения от отправителей, с которыми вы даже как-то могли немножко общаться. Практически все письма с адресов, неизвестных Outlook.com, тут же попадают в спам.

Яркий плюс — возможность простой настройки сервиса для работы с любым универсальным почтовым клиентом. Поддерживается даже архаичный The Bat!

Рекомендовать сервис можно тем, кто привык работать с настольным приложением Outlook: сюда, в отличие от того же Gmail, можно импортировать книгу контактов просто из файла с расширением .pst. Размер почтового ящика Microsoft не ограничивает.

Google Apps

Стоимость - 5 долларов США за пользователя в месяц.

Вместе с бизнес-пакетом приложений Google предлагает своим пользователям ровно то же самое, что и его главный конкурент: удобную работу с документами через браузер, онлайн-хранилище всех файлов объемом до 10 Гб.

Интерфейс Gmail кажется слишком минималистичным и для неопытного пользователя сервисов компании не совсем очевидным. К нему явно придется привыкать. Здесь нет отдельной панели предпросмотра сообщений, боковая панель с папками выглядит какой-то перегруженной, а включающийся в левой части экрана автоматом сервис для обмена короткими сообщениями Hangouts выглядит в интерфейсе явно лишним — особенно если вы активно им пользуетесь через стороннее приложение или расширение для Google Chrome. Для набора текста в новом письме не нужно переходить на другую страницу: после нажатия соответствующей кнопки в правом нижнем углу выпадает дополнительное мини-окно. Решение, разумеется, спорное, но Google напирает на то, что имейлы становятся все короче, а общение — все более интенсивным.

По ощущениям, Gmail превратился в сервис электронной почты для тех, кто не любит общаться через электронную почту. Оценить минимализм Google смогут только разве что давние поклонники сервиса, молодежь и, не сомневаемся, то немалое количество пользователей, которые используют Gmail не через родной интерфейс, а через стороннее приложение, установленное на компьютере.

Но если отбросить спорный интерфейс, то приходится признать, что почтовый сервис Google — самый технологичный. У него самый корректно работающий среди всех конкурентов спам-фильтр, лучшая встроенная поисковая система, которая позволяет найти в архиве сообщения пятилетней давности и (появилась недавно) вполне себе корректно работающая система фильтрации писем. Теперь часть из них попадает в папку «социальные сети», часть — в «промоакции», часть — в «оповещения». Это позволяет сохранять папку «несортированные» в чистоте и не отвлекаться от работы на напоминалки из Facebook или информацию о скидках в любимом магазине. Очень удобно!

«Яндекс.Почта»

Стоимость: до 1000 почтовых ящиков — бесплатно.

Почтовый сервис «Яндекса» предлагает пользователям безграничный размер почтовых ящиков и отлично работающую функцию «Маркер». Она позволяет распознавать типы писем и сортировать их по группам и категориям. «Яндекс.Маркер» уже «научился» распознавать около 15 типов сообщений. Система складывает на разные «полки» личную переписку, уведомления от соцсетей, банков и интернет-магазинов, скидочных сервисов и приглашений.

Но это еще не все. Система поддерживает систему SMS-уведомлений в случаях, если пользователь получил важное сообщение на почту (пригодится тем, у кого нет смартфона), умеет выделять главную информацию из писем и даже «читать» их. Скажем, если у вас в ящике лежит электронный билет на самолет, то «Маркер» за сутки до вылета начнет показывать его поверх всех остальных писем пользователя. В будущем система сможет отправлять SMS-уведомления на телефон пользователя. Правда, пока все это функционирует только в режиме бета-версии.

В остальном «Яндекс-Почта» — это обычный классический сервис для работы с письмами, который трудно назвать уникальным или хотя бы внешне привлекательным. Логика работы сервиса сильно напоминает Gmail образца двухлетней давности. Рекомендовать его можно только тем пользователям, кто годами пользуется поисковиком российской компании и слишком сильно «привязался» к ярким цветам его интерфейса. Осваивать этот почтовый сервис, что называется, «с нуля» нет никакой необходимости.

С другой стороны, сервис позволяет подключить к любому домену до тысячи почтовых ящиков. Здесь есть вполне неплохо работающий спам-фильтр, доступ к почте через почтовые протоколы почтовые программы по протоколам POP3/IMAP (У того же Outlook поддержки IMAP нет) и т.д. Вполне достойный российский аналог Gmail для тех, кому не нравится новый интерфейс американского сервиса.

«Mail.Ru для бизнеса»

Стоимость: бесплатно, до 5000 почтовых ящиков.

Самый молодой из сервисов бизнес-почты, «Mail.Ru для бизнеса», позволяет завести сразу до 5000 адресов на отдельном домене. При необходимости количество ящиков можно увеличить: вопрос решается письмом в техническую службу сервиса. Преимущество — возможность просмотра офисных документов прямо через интерфейс почты, без необходимости его скачивать.

Есть и push-уведомления о новых письмах, отличные мобильные клиенты для iOS, Android, Windows Phone, Bada и других мобильных операционных систем, реализована поддержка протоколов IMAP, POP/SMTP. Фактически, подключить к сервису можно любую программу для сбора почты. Для удобства корпоративных пользователей тут есть функция автоматического добавления аккаунтов всех коллег в адресную книгу сразу при заведении ими нового ящика.

«Mail.ru Агент» — сервис, в общем, устаревший и в «обычных» условиях почти ничем не радующий, но с его помощью можно легко организовать общение внутри рабочего коллектива. Если кто-то из сотрудников подключился к почте, его имя тут же образится в списке контактов «Агента» всех его коллег. Также тут легко можно сформировать отдельные списки рассылки для разных групп сотрудников.

В число минусов можно записать плохо работающую систему защиты пользователей от спама и вирусов, некоторые «подтормаживания» в работе через веб-интерфейс.